System zarządzania cyklem życia projektu (SLM)
Pepco Case Study
Cel wdrożenia
Celem wdrożenia było usprawnienie i zautomatyzowanie procesów zarządzania sklepami (Store Lifecycle Management) na wszystkich etapach ich cyklu życia, obejmujących otwarcie, relokacje, powiększenia i zamknięcia. System miał również na celu poprawę monitorowania kanibalizacji między sklepami, zarządzanie zadaniami, a także integrację z różnymi systemami przez ESB (Enterprise Service Bus).
Dodatkowo wdrożenie miało na celu generowanie wieloaspektowych raportów za pomocą Power BI oraz automatyzacje powiadomień przy użyciu Power Automate.
Integracje systemu
System Store Lifecycle Management (SLM) zarządza danymi o sklepach Pepco i automatycznie przesyła je do 19 innych systemów, dostosowując informacje w zależności od etapu: od danych o potencjalnych lokalizacjach, przez sklepy zatwierdzone, aż po gotowe do otwarcia.
Netwise stworzyło autorski silnik integracyjny oparty na Azure Service Bus i Dataverse, który zapewnia szybki i bezpieczny przepływ danych między systemami. Dzięki punktom końcowym API zarządzanym przez Azure system płynnie przekazuje informacje o sklepach oraz wszelkich zmianach, które w nich zachodzą.
Kluczowe korzyści dla PEPCO
Ocena potencjału lokalizacyjnego
Otwieranie nowych sklepów
Relokacja istniejących
Generowanie raportów za pomocą Power BI
Monitorowanie kanibalizacji sklepu
Zarządzanie umowami
Optymalne zarządzanie procesami w sklepie
Sklep jest pierwszym obiektem w systemie, cały proces zaczyna się od Store Model, który jest tworzony na podstawie pliku Excel (otwarcie, powiększenie, relokacja, zamknięcie). Gromadzi on istotne dane dotyczące każdego z tych procesów, w tym kluczowe daty i listę ważnych czynności.
W ramach tych procesów system automatycznie tworzy serię zadań na podstawie konfiguracji i przypisuje je odpowiednim pracownikom (system uwzględnia różnice między krajami). Terminy realizacji zadań są ustalane automatycznie zgodnie z ustalonymi regułami i mogą być aktualizowane w przypadku zmian kluczowych dat.
Upoważnieni użytkownicy mają możliwość blokowania pewnych terminów, aby zapobiec ich zmianom, a inne zadania mają wymuszoną kolejność interakcji danych użytkowników, co oznacza, że muszą być ukończone w określonej kolejności.
Automatyzacja procesów
System SLM efektywnie zarządza procesem otwierania nowych sklepów i relokacji istniejących. Automatycznie tworzy nowe i zamyka te, które są przenoszone do nowych lokalizacji. Każdy sklep zawiera niezbędne dane, takie jak godziny otwarcia, adres, dane kontaktowe, dane finansowe, dane operacyjne IT, informacje o dostawach czy okresowe zamknięcia. Dostęp użytkowników do przeglądania i edycji danych jest zależny od ich przypisanej roli.
System również przechowuje informacje odnośnie osób odpowiedzialnych za poszczególne sklepy w organizacji, takich jak Kierownicy Obszarów i Regionów.
Dzięki zautomatyzowanym procesom, niektóre informacje w systemie od osób odpowiedzialnych są automatycznie generowane na podstawie ustalonych reguł.
Property Tool
Kluczowym elementem systemu jest rozbudowany moduł do zarządzania umowami, który umożliwia użytkownikom ich nadzorowanie. Dzięki automatyzacji, umowy są regularnie przedłużane oraz w razie potrzeb korygowane. System umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentacją i formalnościami.
Ponadto funkcjonalność została specjalnie zaprojektowana w celu usprawnienia procesów wprowadzania, zarządzania i pielęgnowania relacji z właścicielami placówek w całym cyklu życia najmu.
Skalowalność systemu
System SLM charakteryzuje się wysoką elastycznością, umożliwiającą dostosowanie wielu procesów za pomocą konfigurowalnych modułów. Obejmuje to generowanie zadań, konfigurowanie parametrów specyficznych dla każdego kraju (nazwa, przypisywanie grup, języki, inne) oraz przypisanie hierarchii organizacyjnej (kraj, obszar, region i inne).
Na początku każdego procesu dane są importowane do systemu jako pliki Excel. Przeszkoleni użytkownicy PEPCO mogą łatwo obsługiwać te pliki, w tym ich formuły i układ bez konieczności znaczących zmian w kodzie systemu . Wdrożona logika importu danych automatycznie mapuje dane i przenosi je do odpowiednich pól w systemie SLM.
Raportowanie Power BI
System SLM posiada zaawansowane raporty generowane przez Power BI, które umożliwiają szczegółową analizę liczby otwarć, przeniesień, powiększeń i zamknięć sklepów w porównaniu z wcześniej budżetowanymi wartościami, uwzględniając określony przedział czasowy (prognozy sklepów). Raporty te dostarczają nie tylko aktualnych danych operacyjnych, ale także wizualizacji trendów i porównań, co wspomaga decydentów w podejmowaniu świadomych decyzji zarządczych.
Migracje danych
Ze względu na rozwój nowego systemu SLM, przed jego aktywacją przeprowadzono dogłębne przeniesienie danych z wcześniejszego systemu AX. Proces ten uwzględniał liczne zależności między tabelami i dostosowanie do nowej struktury, która różniła się od wcześniejszej.
Biorąc pod uwagę na dużą ilość danych, sam proces migracji trwał wiele godzin. Dokładne testy migracyjne przeprowadzone przed uruchomieniem oraz zaangażowaniu obu stron podczas planowania, mapowania i wdrażania migracji, proces przebiegł bez zakłóceń.