Innowacje w ubezpieczeniach: Optymalizacja procesów w Colonnade Insurance z użyciem Dynamics 365 Sales

Colonnade Case Study

Dla międzynarodowej firmy ubezpieczeniowej kluczem do sukcesu jest nie tylko efektywna sprzedaż, ale także możliwość podejmowania decyzji w oparciu o rzetelne dane. Firma Colonnade Insurance dążyła do wzmocnienia tych obszarów, aby skuteczniej obsługiwać rosnącą liczbę klientów i utrzymać swoją pozycję lidera na rynku. Dzięki dostosowaniu platformy Dynamics 365 Sales, proces zawierania umów ubezpieczeniowych został znacznie uproszczony i przyspieszony, co przełożyło się na lepszą współpracę w całej organizacji.

Colonnade Insurance to firma z siedzibą w Luksemburgu, specjalizująca się w ubezpieczeniach komercyjnych i konsumenckich na terenie Europy Środkowej i Wschodniej. Obecnie Colonnade posiada biura w Polsce, Słowacji, Czechach, na Węgrzech, w Bułgarii i Rumunii. Firma współpracuje z brokerami i agencjami ubezpieczeniowymi, dostarczając kompleksowe rozwiązania ubezpieczeniowe.

Strategia rozwoju: jeden system, wiele korzyści

Dynamiczny rozwój firmy skutkował powstaniem wielu rozproszonych systemów do zarządzania danymi i procesami. Aby wesprzeć dalszą ekspansję i zwiększyć efektywność wszystkich oddziałów, firma zdecydowała się na scentralizowanie platformy CRM, która obsłuży wszystkie sześć krajów. Główne cele tej inicjatywy to:

Utworzenie nowoczesnego rozwiązania do oceny ryzyka ubezpieczeniowego dla klientów biznesowych.
Zapewnienie kompleksowego, spójnego widoku klienta, dostępnego dla całej organizacji.
Połączenie platformy z kluczowymi systemami administracyjnymi.
Przyspieszenie procesu oceny ryzyka przy jednoczesnej poprawie jakości świadczonych usług.
Uproszczenie współpracy między krajami.
Umożliwienie szybszego podejmowania decyzji.

Firma Colonnade nawiązała współpracę z Netwise, aby osiągnąć te cele poprzez dostosowanie rozwiązania Microsoft Dynamics 365 Sales.

Ujednolicenie procesów sprzedażowych

Nasza współpraca rozpoczęła się w czerwcu 2023 roku. Aby zapewnić spójność działania we wszystkich krajach, niezbędna była standaryzacja procesów i używanych funkcjonalności w całej firmie.

Działaliśmy iteracyjnie, a pierwszy etap projektu objął trzy kraje w ciągu sześciu miesięcy. Po pomyślnym wdrożeniu i testach, wypracowane procesy zostały zaimplementowane w pozostałych oddziałach. Obecnie platforma obsługuje 230 użytkowników, wspierając liczne działania i umożliwiając pracownikom pozyskiwanie niezbędnych danych i informacji do efektywnej pracy.

Poprawa jakości danych

Kluczowym wyzwaniem była standaryzacja danych pochodzących z różnych oddziałów i ich lokalnych systemów. Informacje musiały zostać ujednolicone i scentralizowane, aby zapewnić pełny i spójny obraz klienta w całej firmie.

Nasze zespoły pracowały nad integracją danych z różnych regionów w jednej bazie danych opartej na platformie Azure, gdzie rekordy są deduplikowane. Integracja z systemem Dun & Bradstreet umożliwia wzbogacenie tych danych o ważne lub brakujące informacje dotyczące klientów i brokerów. Przetworzone dane są następnie przesyłane do Dynamics 365, gotowe do wykorzystania przez zespoły sprzedaży.

Czyszczenie i ujednolicanie danych nie jest łatwym zadaniem, ale dzięki sprawnej współpracy z łatwością pokonaliśmy przeszkody.

Wkład każdego – od zespołu delivery, testowania, administracji czy operacji po underwriting – był kluczowy w radzeniu sobie z początkowymi wyzwaniami. Dzięki informacjom zwrotnym od użytkowników możemy sprawić, że CRM staje się skuteczniejszym i wydajniejszym narzędziem z każdą aktualizacją

Lucia Lackova, Specjalista Działu Operacyjnego w Colonnade

Praktyczne korzyści dostosowanego systemu

Uprościliśmy cały proces oceny ryzyka ubezpieczeniowego, wykorzystując funkcjonalności Dynamics 365 Sales i Power Automate. Eksperci Netwise utworzyli niestandardowy proces sprzedaży w Dynamics, który odzwierciedla specyfikę działalności Colonnade Insurance. Proces ten objął zdefiniowanie spójnych dla całej organizacji etapów i terminologii.

Platforma ma potencjał, aby stać się głównym narzędziem pracy dla underwriterów. Na każdym etapie relacji, liczne integracje i automatyzacje zapewniają ubezpieczycielom i handlowcom pełny obraz klienta oraz wszystkie niezbędne informacje do wygenerowania odpowiedniej polisy.

Marek Vöröš, Dyrektor Działu Ubezpieczeń Komercyjnych w Colonnade

Wzbogacanie danych i szybkość działania

Proces underwritingu rozpoczyna się od zapytania e-mailowego. Jako część ekosystemu Microsoft, Dynamics 365 jest połączony z Microsoft Outlook. Umożliwia to automatyczne dodawanie i przetwarzanie zapytań od klientów bezpośrednio w CRM. System tworzy odpowiednie rekordy klientów i brokerów z funkcją automatycznego sprawdzania sankcji, obsługiwaną przez wyspecjalizowanego dostawcę. Ta funkcjonalność oszczędza znaczną ilość czasu underwriterom i zespołom operacyjnym, umożliwiając szybsze i dokładniejsze tworzenie ofert i polis.

Wykorzystując funkcje CRM, zespoły Colonnade i Netwise przyspieszyły wiele etapów procesu oceny ryzyka, co pozwala poszczególnym zespołom zaoszczędzić czas na tworzeniu odpowiednich ofert dla klientów.

Wsparcie Netwise w trakcie projektu znacznie ułatwiło naszą współpracę. Nie tylko spełnili nasze wymagania techniczne, ale także doradzili nam, jak podejść do wdrożenia – co powinno być priorytetem, jak ustrukturyzować proces itd. Są też otwarci na wsparcie wykraczające poza zakres projektu – taka elastyczność jest rzadkością na rynku. Działają jak prawdziwi partnerzy.

Aleksandra Makuszewska, Menedżer Projektu w Colonnade Insurance

Bezpieczne połączenie z systemami wewnętrznymi

Dane wprowadzane przez underwriterów i zespoły wsparcia dla dużych przedsiębiorstw komercyjnych są płynnie przesyłane z nowej platformy do obsługi ubezpieczeń w Dynamics 365 do wewnętrznego narzędzia ratingowego. To rozwiązanie przetwarza wszystkie zebrane informacje i zwraca wyniki niezbędne do procesu wyceny.

Dzięki temu połączeniu ubezpieczyciele mogą pracować wydajniej w ramach jednej platformy, co przekłada się na zwiększenie liczby generowanych ofert i wspiera rozwój firmy. Scentralizowane źródło danych o klientach umożliwia również zespołom przygotowywanie trafnych ofert w krótszym czasie, a tym samym zapewnienie lepszej obsługi.

László Szlobodnyik, Właściciel Produktu ds. Technologii Transformacji Komercyjnej w Colonnade

Pełny obraz klienta i priorytetyzacja zadań

Polisy ubezpieczeniowe są generowane i utrzymywane w wyspecjalizowanym wewnętrznym systemie firmy Colonnade. Wszystkie informacje dotyczące podpisanych polis, takie jak zmiany, przetwarzanie roszczeń, odnowienia, adnotacje i wszelkie inne modyfikacje w okresie obowiązywania polisy, są przekazywane z powrotem do systemu CRM. To zapewnia dokładne i aktualne informacje o statusie klienta, ułatwiając sprzedawcom przewidywanie i przygotowywanie odnowień, zmian czy poprawek w polisach.

Raporty dotyczące procesów sprzedaży pozwalają Colonnade monitorować swoje działania w czasie rzeczywistym. System CRM przesyła również dane do Power BI, umożliwiając pełny wgląd w wyniki firmy, a także statusy sprzedaży i polis w skali regionów i całego przedsiębiorstwa. Dzięki tym informacjom pracownicy działu sprzedaży mogą przeprowadzać głębsze analizy swoich działań i łatwiej podejmować strategiczne decyzje. Inni pracownicy mogą również szybko przeglądać odpowiednie dane klientów, aby ustalać priorytety dla swoich zadań.

Projekt był transformacyjny. Każdego dnia widzimy korzyści płynące z posiadania scentralizowanej i spójnej platformy. Uporządkowało to komunikację i sposób, w jaki korzystamy z danych. .

Ádám Kalina, Zastępca Dyrektora Handlowego w Colonnade Insurance i Główny Oficer ds. Underwritingu na Węgrzech

Usprawnienie działań poprzez automatyzację

Scentralizowane źródło informacji o klientach ułatwia zespołom Colonnade współpracę pomiędzy regionami. Mogą oni przeglądać konkretne sprawy i podejmować decyzje w oparciu o spójne i aktualne informacje.

System, choć w dużej mierze zautomatyzowany, obejmuje wymagane kontrole dotyczące przesyłania dokumentów lub wprowadzania danych, co zapewnia poprawność ważnych informacji i ogranicza liczbę błędów. Firma planuje wprowadzenie kolejnych niestandardowych funkcjonalności, w tym wykorzystanie sztucznej inteligencji i inteligentnej automatyzacji, aby jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom efektywną pracę.

Dostosowana platforma CRM w firmie Colonnade już wprowadziła znaczące zmiany w sposobie działania organizacji. Pracownicy mogą pracować wydajniej i przekraczać oczekiwania klientów. Jak zauważył Ádám Kalina, CRM już teraz zmienia zasady gry, ale podróż nie kończy się na tym. Będziemy nadal usprawniać, w jaki sposób go używamy, aby nasze procesy były jeszcze bardziej wydajne, a nasze decyzje lepsze.

Skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o swoich potrzebach dotyczących CRM, PRM lub innych aplikacji biznesowych.