Strategia rozwoju: jeden system, wiele korzyści
Dynamiczny rozwój firmy skutkował powstaniem wielu rozproszonych systemów do zarządzania danymi i procesami. Aby wesprzeć dalszą ekspansję i zwiększyć efektywność wszystkich oddziałów, firma zdecydowała się na scentralizowanie platformy CRM, która obsłuży wszystkie sześć krajów. Główne cele tej inicjatywy to:- Utworzenie nowoczesnego rozwiązania do oceny ryzyka ubezpieczeniowego dla klientów biznesowych.
- Zapewnienie kompleksowego, spójnego widoku klienta, dostępnego dla całej organizacji.
- Połączenie platformy z kluczowymi systemami administracyjnymi.
- Przyspieszenie procesu oceny ryzyka przy jednoczesnej poprawie jakości świadczonych usług.
- Uproszczenie współpracy między krajami.
- Umożliwienie szybszego podejmowania decyzji.
Ujednolicenie procesów sprzedażowych
Nasza współpraca rozpoczęła się w czerwcu 2023 roku. Aby zapewnić spójność działania we wszystkich krajach, niezbędna była standaryzacja procesów i używanych funkcjonalności w całej firmie.
Działaliśmy iteracyjnie, a pierwszy etap projektu objął trzy kraje w ciągu sześciu miesięcy. Po pomyślnym wdrożeniu i testach, wypracowane procesy zostały zaimplementowane w pozostałych oddziałach. Obecnie platforma obsługuje 230 użytkowników, wspierając liczne działania i umożliwiając pracownikom pozyskiwanie niezbędnych danych i informacji do efektywnej pracy.
Poprawa jakości danych
Kluczowym wyzwaniem była standaryzacja danych pochodzących z różnych oddziałów i ich lokalnych systemów. Informacje musiały zostać ujednolicone i scentralizowane, aby zapewnić pełny i spójny obraz klienta w całej firmie.
Nasze zespoły pracowały nad integracją danych z różnych regionów w jednej bazie danych opartej na platformie Azure, gdzie rekordy są deduplikowane. Integracja z systemem Dun & Bradstreet umożliwia wzbogacenie tych danych o ważne lub brakujące informacje dotyczące klientów i brokerów. Przetworzone dane są następnie przesyłane do Dynamics 365, gotowe do wykorzystania przez zespoły sprzedaży.
Czyszczenie i ujednolicanie danych nie jest łatwym zadaniem, ale dzięki sprawnej współpracy z łatwością pokonaliśmy przeszkody.
Specjalista Działu Operacyjnego w Colonnade
Praktyczne korzyści dostosowanego systemu
Dyrektor Działu Ubezpieczeń Komercyjnych w Colonnade
Wzbogacanie danych i szybkość działania
Proces underwritingu rozpoczyna się od zapytania e-mailowego. Jako część ekosystemu Microsoft, Dynamics 365 jest połączony z Microsoft Outlook. Umożliwia to automatyczne dodawanie i przetwarzanie zapytań od klientów bezpośrednio w CRM. System tworzy odpowiednie rekordy klientów i brokerów z funkcją automatycznego sprawdzania sankcji, obsługiwaną przez wyspecjalizowanego dostawcę. Ta funkcjonalność oszczędza znaczną ilość czasu underwriterom i zespołom operacyjnym, umożliwiając szybsze i dokładniejsze tworzenie ofert i polis.
Wykorzystując funkcje CRM, zespoły Colonnade i Netwise przyspieszyły wiele etapów procesu oceny ryzyka, co pozwala poszczególnym zespołom zaoszczędzić czas na tworzeniu odpowiednich ofert dla klientów.
Bezpieczne połączenie z systemami wewnętrznymi
Dane wprowadzane przez underwriterów i zespoły wsparcia dla dużych przedsiębiorstw komercyjnych są płynnie przesyłane z nowej platformy do obsługi ubezpieczeń w Dynamics 365 do wewnętrznego narzędzia ratingowego. To rozwiązanie przetwarza wszystkie zebrane informacje i zwraca wyniki niezbędne do procesu wyceny.Właściciel Produktu ds. Technologii Transformacji Komercyjnej w Colonnade
Pełny obraz klienta i priorytetyzacja zadań
Polisy ubezpieczeniowe są generowane i utrzymywane w wyspecjalizowanym wewnętrznym systemie firmy Colonnade. Wszystkie informacje dotyczące podpisanych polis, takie jak zmiany, przetwarzanie roszczeń, odnowienia, adnotacje i wszelkie inne modyfikacje w okresie obowiązywania polisy, są przekazywane z powrotem do systemu CRM. To zapewnia dokładne i aktualne informacje o statusie klienta, ułatwiając sprzedawcom przewidywanie i przygotowywanie odnowień, zmian czy poprawek w polisach.
Raporty dotyczące procesów sprzedaży pozwalają Colonnade monitorować swoje działania w czasie rzeczywistym. System CRM przesyła również dane do Power BI, umożliwiając pełny wgląd w wyniki firmy, a także statusy sprzedaży i polis w skali regionów i całego przedsiębiorstwa. Dzięki tym informacjom pracownicy działu sprzedaży mogą przeprowadzać głębsze analizy swoich działań i łatwiej podejmować strategiczne decyzje. Inni pracownicy mogą również szybko przeglądać odpowiednie dane klientów, aby ustalać priorytety dla swoich zadań.
Usprawnienie działań poprzez automatyzację
Scentralizowane źródło informacji o klientach ułatwia zespołom Colonnade współpracę pomiędzy regionami. Mogą oni przeglądać konkretne sprawy i podejmować decyzje w oparciu o spójne i aktualne informacje.
System, choć w dużej mierze zautomatyzowany, obejmuje wymagane kontrole dotyczące przesyłania dokumentów lub wprowadzania danych, co zapewnia poprawność ważnych informacji i ogranicza liczbę błędów. Firma planuje wprowadzenie kolejnych niestandardowych funkcjonalności, w tym wykorzystanie sztucznej inteligencji i inteligentnej automatyzacji, aby jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom efektywną pracę.
Dostosowana platforma CRM w firmie Colonnade już wprowadziła znaczące zmiany w sposobie działania organizacji. Pracownicy mogą pracować wydajniej i przekraczać oczekiwania klientów. Jak zauważył Ádám Kalina, CRM już teraz zmienia zasady gry, ale podróż nie kończy się na tym. Będziemy nadal usprawniać, w jaki sposób go używamy, aby nasze procesy były jeszcze bardziej wydajne, a nasze decyzje lepsze.
